فرایند دسترسی اسناد کشور پس از 50 سال اصلاح شد - وبلاگ نفس

به گزارش وبلاگ نفس، تهران (پانا)-معاون اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران از اصلاح فرایند دسترسی اسناد کشور پس از 50 سال اطلاع داد، او می گوید با این اصلاح چهارمیلیون و 200 هزار پرونده اسنادی دسترسی به داده یا فراداده یا عنوان به طور کلی آزاد و برای مردم قابل استفاده شده است.

به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، خسرو طالب زاده در تشریح عملکرد معاونت اسناد در سال 99 عنوان نمود: سازمان اسناد و آرشیو ملی سابقه 50 ساله دارد، که 30 سال آن یعنی تا سال 1382 در قالب سازمان اسناد سپری و از سال 1382 با کتابخانه ملی ادغام شد و در قالب معاونت اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران ادامه یافت.

اصلاحات در فرایندها و ساختار معاونت اسناد

وی اضافه کرد: بر این اساس، 50 سال پیشینه سازمان اسناد می طلبید که در ساختار، فرایند و اهداف آن تجدیدنظر گردد. به همین منظور سال گذشته با آنالیز، گفت وگو، مشورت با صاحب نظران و مدیران گذشته، این برنامه ریزی به منظور اصلاحات در فرایندها و ساختار صورت پذیرفت تا بتوان با اجرای راهکارهای جدید و راهبرد نوین، ایده جدیدی در فعالیت های معاونت شکل گیرد.

طالب زاده توضیح داد: نکته قابل توجه که در ابتدا به نظر می آید این است که میان ورودی و خروجی اسنادی معاونت تناسب و توازنی وجود نداشت، یعنی حدود چهار میلیون و 200 هزار پفرایند اسنادی طی 50 سال جمع آوری شده بود که فقط حدود 800 هزار پفراینده اسنادی قابل دسترسی بود و پفراینده های دیگر که حدود سه میلیون و 400 هزار پفراینده بود قابل دسترسی نبوده است.

وی اضافه کرد: در این زمینه اصلاحاتی در فرایندها انجام گرفت تا این دسترسی ها برای همه افراد با رعایت مقررات و طبقه بندی اسناد میسر گردد و مخاطبان و ذی نفعان بتوانند از بیشتر اسناد موجود در سازمان بهره برداری نمایند. برای این منظور در فرایندها بازنگری صورت پذیرفت و سطح ارائه خدمات از برگ و پفراینده؛ به برگ، پفراینده، ردیف و مجموعه گسترش داده شد. یعنی از این پس چهار نوع خدمت به مردم، محققان و پژوهشگران ارائه می گردد. البته بعضی اسناد به دلیل محدودیت های قانونی همچنان غیرقابل دسترس است.

طالب زاده توضیح داد: نکته بعدی در این اصلاحات این بود که مخاطبان معاونت اسناد در خلال 50 سال گذشته بیشتر مورخان و سند پژوهان بودند که البته نتایج مفیدی در برداشته، این در حالی است که یک درصد اسناد از تمامی اسناد به اسناد ارزشمند و تاریخی اختصاص دارد و 99 درصد اسناد، اسناد مربوط به نهادهای اجرایی و دولتی و حکومتی مدیریت کشور است، به عبارتی، اگر می گوییم آرشیو ملی یا حافظه ملی، بخش قابل توجه آن یعنی حدود 99 درصد این حافظه ملی، مربوط به تجربه زیسته و دانش ضمنی مدیریت و برنامه ریزی کشور است.

راه اندازی شبکه اسناد مدیریت (شام)

وی ادامه داد: همانگونه که به طور طبیعی هر مدیری از آرشیو اداره و سازمان خود در فرایند تصمیم سازی و برنامه ریزی استفاده می نماید، در یک مقیاس بزرگتر، اسناد آرشیو ملی باید چنین کارکردی داشته باشد تا تمامی مدیران کشور بتوانند از آرشیو ملی در فرایندهای تصمیم سازی، برنامه سازی و مشخص راهبرد استفاده نمایند. آرشیو ملی باید پشتیبان نظام تصمیم سازی و برنامه ریزی کشور باشد.

طالب زاده گفت: در این 50 سال، گسستی میان نظام مدیریتی و بدنه اجرایی کشور و مرکز اسناد اتفاق افتاده بود که سعی شد این گسست رفع گردد، براین اساس طرحی با عنوان طرح (شام) شبکه اسناد مدیریت عملیاتی شد که با چندین نهاد دولتی و عمومی هماهنگی و برنامه ریزی شده است تا کل اسناد مربوط به این نهادها فهرست نویسی و تنظیم و توصیف اسناد گردد، و پس از اسکن، در قالب یک نرم افزار به آنها بازگردانده می گردد.

وی ادامه داد: مهمترین تحول در نظام ارتباطات و اطلاعات، این است که نظام تمرکزگرا و مستقل جای خود را به نظام شبکه ها و پلتفرم ها داده است، یعنی مهم و اساسی این است که تمام دستگاه های دولتی و مراکز اسنادی کل کشور در یک شبکه و پلتفرم بتوانند با همدیگر داد و سند اسنادی و اطلاعاتی داشته باشند و همه بتوانند از محتوای این اسناد بهره برداری نمایند. این راهبردی نوین است که از نظام تمرکزگرا به سمت نظام شبکه اسنادی پیش می رود، برای این منظور باید تعریف سند از سند به عنوان منبع و مرجع مطالعات و پژوهش های صرف تاریخی به سمت سند به عنوان سند توسعه گسترش و تحول و ساختار معاونت اسناد در این جهت تغییر راهبردی یابد.

طالب زاده عنوان نمود: نکته سوم این است که دیگر مسئله مالکیت و مکان سند اهمیت راهبردی ندارد و نباید مانع دسترسی به محتوی یا فراداده های سند گردد. سند در هر جایی و در مالکیت هر فردی که باشد، معاونت اسناد باید بتواند به آن دسترسی مناسب داشته باشد.

برنامه ریزی در اجرای طرح سند به مثابه وثیقه با همکاری بانک ها

وی ادامه داد: به همین منظور مفهوم مدیریت اسناد باید به مفهوم حمکرانی اسناد ارتقاء یابد، زیرا مدیریت اسناد محدود و مخصوص درون سازمان و محیط سازمانی است، اما قلمرو حکمرانی اسناد محدویت جغرافیایی و مالکیتی ندارد و در هر خانه و سازمان و نهادی که باشد معاونت اسناد باید برنامه ای داشته باشد که داده یا فراداده آن دسترسی داشته باشد و ارائه خدمت کند.

طالب زاده توضیح داد: به همین منظور طرح سند به مثابه وثیقه با همکاری بانک ها برنامه ریزی و پیگیری می گردد تا بانک ها با همکاری کارشناسان و ارزیابی معاونت اسناد، اسناد در اختیار مردم و گنجنیه داران شناسایی و در ازای آن وام پرداخت گردد. بنابراین مهم این است که به روش شبکه ای و پلتفرمی، تمامی اسناد کشور شناسایی شوند تا بتوان آرشیو و حافظه ملی را هم در بخش اسناد ارزشمند و تاریخی و هم در بخش اسناد مدیریت کشور تقویت و گسترش داده گردد.

وی اعلام کرد: از سوی دیگر و به منظور اصلاح ساختارها مهمترین رویه و خط مشی که در سال 99 عملیاتی شد اصلاح رویه های اجرایی بود. به عنوان نمونه، کارهای پرهزینه و کم تاثیری که وجود داشت مانند برگ شماری در مرحله پیش آرشیو که اصلاح و حذف شد، همچنین تفکیک میان پیش آرشیو و آرشیو حذف شد و با یکپارچه سازی مخازن، این فرایند مدیریتی آن اصلاح شد، و هم اکنون تمامی مخازن به صورت یکپارچه مدیریت می گردد.